Jak na práci s revizemi a komentáři v MS Word s odečítačem obrazovky
V následujícím článku vám přiblížíme, jak pomocí odečítačů obrazovky JAWS a NVDA pracovat s vybranými funkcemi MS Wordu z oblasti revizí, a sice se sledováním změn a s komentáři. Tyto funkce využijete zejména tehdy, kdy např. děláte korektury dokumentu, který původně vytvořil někdo jiný, překládáte nebo na dokumentu spolupracuje více lidí najednou.
JAWS
Sledování změn
Sledování změn poskytuje spolupracovníkům lepší orientaci v dokumentu. Jak již název napovídá, umožňuje totiž sledovat změny, které v textu uživatel udělal. V praxi se tato funkce nejvíce využívá při korekturách či opravách nebo při spolupráci více osob na jednom dokumentu.
Sledování změn spustíme zkratkou CTRL+SHIFT+E. Stejnou zkratkou jej následně i vypneme. Pokud je sledování změn aktivní, Word bude zaznamenávat všechny provedené změny. JAWS poté při procházení změnu oznamuje před a za změněným úsekem pomocí hlášení „revize“ a „konec revize“.
Na další, případně předchozí revizi se dostaneme zkratkou JAWSkey+Y a dále se vpřed posouváme pomocí klávesy R, zpět pak pomocí kombinace SHIFT+R. Seznam revizí otevřeme pomocí JAWSkey+SHIFT+R a zavřeme jej pomocí ESCAPE. Pomocí klávesy ENTER se ze seznamu dostaneme na vybranou revizi v textu.
Pokud se kurzor nachází ve vybrané oblasti revize, stiskněte klávesu kontextového menu. Šipkami se pak posuňte na konkrétní funkci. Revizi je možno odmítnout či přijmout.
Práce s komentáři
Komentáře mohou být užitečné zejména pro ty, kdo chtějí k textu přidat otázku nebo připomínku pro jiného uživatele. Práce s komentáři tak napomáhá především při spolupráci kolegů nebo v oblasti vzdělávání.
Pokud v textu narazíme na komentář, JAWS nám tuto skutečnost oznámí hláškou „Má komentář“. Komentář si můžeme přečíst pomocí zkratky ALT+SHIFT+APOSTROF (týká se anglického rozložení, v českém rozložení klávesnice je třeba zmáčknout místo apostrofu paragraf), a to pokud je kurzor ve vybrané oblasti, ke které se komentář vztahuje.
Pro přidání komentáře stiskněte zkratku CTRL+ALT+M. Komentář se přidá k oblasti textu, která je vybrána.
Mezi komentáři je možné se pohybovat pomocí rychlých kláves, tedy po stisknutí zkratky JAWSkey+Y. Na následující komentář se dostaneme klávesou N, na předchozí kombinací SHIFT+N. Seznam všech komentářů se zobrazí po stisknutí kombinace CTRL+SHIFT+APOSTROF (týká se anglického rozložení, v českém rozložení klávesnice je třeba zmáčknout místo apostrofu paragraf).
Další aktivity s komentáři je možné provádět stiskem kontextového menu s kurzorem umístěným v komentáři. Kromě běžných úkonů je možné provádět tyto úkony: odstranit komentář, vyřešit komentář, nebo na něj odpovědět.
Komentáře lze také vyhledávat pomocí standardní funkce Wordu Najít a nahradit, kterou vyvoláme stiskem klávesové kombinace CTRL+G. Na kartě „Přejít na“ zvolíme jako cíl „Komentář“.
Prep and Proof Word Documents Using Track Changes and Comments with JAWS (Freedom Scientific Webinar)
NVDA
I odečítač NVDA v aktuálních verzích a především s aktuálním samotným Wordem nabízí podobně jednoduché, efektivní a přímočaré možnosti práce s komentáři a revizemi. Výše uvedené zkratky pro zahájení a ukončení režimu sledování změn, resp. pro vytvoření nového komentáře, samozřejmě fungují bez ohledu na to, který odečítač používáte; jedná se o vestavěné klávesové zkratky samotného Wordu.
Jestli NVDA má, nebo nemá oznamovat přítomnost komentářů a revizí při pohybu v dokumentu, můžete ovlivnit v dialogu Nastavení NVDA, v kategorii “Ohlašování formátování dokumentu”. Do tohoto dialogu se dostanete buď z ikony NVDA na systémové liště (klávesová zkratka NVDA+N) a následně výběrem podnabídky Možnosti, položky Nastavení a zde kategorie “Ohlašování formátování dokumentu”, případně přímo klávesovou zkratkou NVDA+Ctrl+D. Pro naše účely jsou v tomto dialogu relevantní volby v seskupení “Informace o dokumentu”, které se nachází při pohybu tabem po jednotlivých prvcích blízko ke konci.
Komentáře
Máte-li zapnuté hlášení poznámek a komentářů (viz výše), budou ohlášeny vždy, když se kurzor dostane do úseku textu (slova, věty, odstavce atd), který komentář obsahuje. NVDA v takovém případě oznámí “Obsahuje komentář”. V tuto chvíli si můžete komentář nechat přečíst zkratkou NVDA+ALT+C.
Z jednoho komentáře na druhý se můžete rychle přesunovat i pomocí klávesových zkratek samotného Wordu. Zkratkou ALT+R vstoupíte do příslušného režimu. Klávesou Ú se pak následně přesunete na následující, resp. klávesou 8 na předchozí komentář.
Revize
Na rozdíl od JAWSu NVDA přímo neoznamuje, jestli je po stisku klávesové zkratky CTRL+SHIFT+E režim sledování změn právě zapnutý, nebo vypnutý. Můžete to zjistit přečtením stavového řádku Wordu (NVDA+END v desktopovém rozložení klávesnice, resp. NVDA+SHIFT+END v laptopovém) nebo přímo na kartě Revize v pásu karet.
- Kdekoli v dokumentu stiskněte klávesovou zkratku ALT+R.
- Šipkou dolů kartu Revize rozbalte.
- Přesouvejte se klávesou TAB po jednotlivých skupinách prvků na této kartě, až dokud se nedostanete na seskupení “Sledování změn”.
- Kombinací kláves ALT+ŠIPKA DOLŮ toto seskupení rozbalte.
- Po jednotlivých zaškrtávacích políčkách této rozbalené podnabídky se poté pohybujte šipkami nahoru a dolů. Enterem můžete zaškrtnutí kterékoli z nich změnit.
- Stav režimu sledování změn zjistíte podle toho, jestli je zaškrtnuté sledování změn “Pro všechny”, “Jenom moje”, případně “Zamknout sledování změn”.
- Pás karet poté zavřete klávesou ESC.
Začátek a konec revize pak bude NVDA ohlašovat při zapnuté volbě Změny v kategorii “Ohlašování formátování dokumentu”.
Pohyb po komentářích a revizích klávesovými zkratkami NVDA
NVDA revize i komentáře považuje za anotace.
Seznam prvků
- Nejprve se přepněte do režimu prohlížení zkratkou NVDA+MEZERNÍK.
- Stiskněte NVDA+F7.
- Pomocí SHIFT+TAB se přesuňte na seskupení “Typ”. Zde šipkami vybíráte, prvky kterého typu právě chcete v seznamu vidět. Kromě anotací existuje i ve Wordu možnost filtrovat a rychle se pohybovat po nadpisech, odkazech, pravopisných chybách atd.
- Tabem se vraťte zpět do samotného seznamu prvků.
- Šipkami vyberte prvek (v našem případě anotaci, tj. revizi nebo komentář), který vás právě zajímá.
- Klávesou ENTER, případně ručním odbavením tlačítka “Přejít na” se na vybraný prvek přesunete.
Režim prohlížení
Když upravujete dokument, nachází se NVDA ve výchozím stavu ve formulářovém režimu. Stejně jako na webu můžete zkratkou NVDA+MEZERNÍK přepínat mezi formulářovým režimem a režimem prohlížení.
Pokud se ve Wordu přepnete do režimu prohlížení, nebudou klávesy, které stisknete, zadávat text do dokumentu, ale (opět stejně jako na webu) budou sloužit k rychlé navigaci po jednotlivých strukturálních prvcích.
Písmenem A se přesunete na následující anotaci, tedy revizi nebo komentář (směrem dolů od kurzoru), resp. zkratkou SHIFT+A na předchozí (nahoru od kurzoru).
Méně je někdy více
V předchozích odstavcích jsme si popsali technickou stránku práce s komentáři a sledováním změn, tedy jakými postupy a klávesovými zkratkami se tyto funkce ve Wordu s odečítači JAWS a NVDA používají. Bohužel, při jejich praktickém používání v kontextu reálných dokumentů a produktivní spolupráce s jinými reálnými lidmi je vhodné mít na paměti následující rozdíl mezi technickou přístupností dané funkce s odečítačem a její skutečnou použitelností.
Pokud na jednom dokumentu spolupracujete s více lidmi a množství přidávaných revizí se začne výrazně zvyšovat a zanořovat způsobem, kdy začnete narážet na revize revizí jiného uživatele atd, ztrácí funkce sledování změn s odečítači v tuto chvíli praktický přínos. Namísto intuitivního nástroje zvyšujícího produktivitu a šetřícího čas se v takové chvíli může velice snadno a rychle stát přítěží, protože byť je sledování změn technicky přístupné, v praxi se pak v takovém množství revizí s odečítačem může být nesmírně obtížné vyznat.
V podobné situaci bývá obvykle z pozice uživatele odečítače jednodušší si sledování změn vypnout. Pracujete pak pouze s aktuálním textem v podobě po všech revizích. Jen je třeba si v tomto případě dát pozor na to, abyste nejprve všechny dosud neschválené revize na kartě Revize také skutečně odsouhlasili. Vaše zásahy do dokumentu poté ostatní spolupracovníci nadále uvidí jako revize, pokud samotné sledování změn ve Wordu nevypnete (viz výše), ale pro vás bude daleko snazší se vyznat v tom, co je skutečným a aktuálním textem dokumentu a co jsou pouhé minulé a mnohdy už neaktuální návrhy dřívějších provedených změn.
