Jak na Microsoft Teams Free s odečítačem

Adam Samec

Cílem tohoto průvodce je přiblížit zrakově postiženým uživatelům odečítačů obrazovky základní práci s bezplatnou aplikací Microsoft Teams Free, která umožňuje hlasovou i video komunikaci s jednotlivci i skupinami, sdílení obrazovky a souborů, vytvářet a připojovat se ke schůzkám, správu kalendáře, práci s komunitami a další funkce vzdálené komunikace. Text je zaměřen jak na desktopovou verzi Teams Free pro operační systém Microsoft Windows, tak na webovou variantu této aplikace dostupnou na adrese teams.live.com. Na konci tohoto článku  nechybí ani souhrn užitečných klávesových zkratek aplikace Teams Free.

Tento průvodce slouží jako aktualizovaná verze staršího průvodce zaměřeného na Microsoft Teams Classic, také označovaného jako Microsoft Teams verze 1.

Poznámky k průvodci

V průvodci se vyskytují sekce s nadpisy začínajícími slovem „Tip“, které nejsou pro pochopení problematiky nezbytné, nicméně jejich přečtením si osvojíte postupy, které zefektivní vaší práci s aplikací Teams.

Sekce uvozené nadpisem začínajícím slovy „Praktická ukázka“ někdy popisují postupy které byly již dříve popsány teoreticky, jindy však jde o postupy dříve nepopsané a kromě toho na sebe někdy navazují a zakládají se tak na dříve vylíčených postupech. Doporučuji je tedy nepřeskakovat.

Průvodce ke stažení

Pro potřeby offline čtení a  případně také pro usnadnění přidávání vlastních poznámek k tomuto průvodci je k dispozici pro stažení rovněž i verze tohoto materiálu ve wordovém formátu DOCX.

Základní terminologie

Než si představíme prostředí Microsoft Teams Free, je na místě si ujasnit několik základních pojmů.

Komunita

• Komunita je určitá zájmová skupina lidí. Může jít například o komunitu členů plaveckého oddílu, klub držitelů vodících psů, skupinu nadšenců do technologií pro zrakově postižené a podobně.
• Komunitu může vytvořit jakýkoliv uživatel.
• Vybraní členové komunity mohou mít roli vlastníka. Více o rozdílu mezi vlastníkem a běžným členem viz tento článek.
• Ke komunitě se lze připojit přes odkaz nebo na pozvání, přičemž připojení může být podmíněno schválením vlastníka dané komunity.
• Komunity mohou být veřejné, tedy dohledatelné a přístupné všem, anebo soukromé, tedy jen pro pozvané lidi.
• Uvnitř komunit lze vytvářet „kanály“.
• V rámci komunity lze vytvářet události. Událost může vytvořit pouze vlastník a to jen pro celou komunitu, nikoliv jen pro určitý kanál.

Kanál

• Kanál je Prostorem pro jednotlivé konverzace v rámci určité komunity. V praxi může kanál představovat konkrétní projekt nebo jiné téma, například kanál jen pro čtení oznámení, kanál pro otázky a odpovědi, popřípadě kanál pro témata týkající se třeba plaveckých soutěží, zařízení značky Apple a podobně.
• Kanály jsou tedy jakési místnosti, ve kterých probíhá vaše komunitní práce. Pro každý kanál lze zobrazit všechny soubory či fotografie nasdílené do patřičného kanálu.
• Každá komunita může mít maximálně 5 kanálů.

Příspěvek

• Příspěvky jsou jednoúrovňová vlákna diskuzí v rámci celé komunity nebo jen uvnitř zvoleného kanálu. V podstatě jde o analogii vláken, které známe například z emailových klientů. Může to tedy být například diskuze k nadcházející hodině plavání, diskuze na jedno téma týkající se zařízení značky Apple a podobně.
• Příspěvek může být typu „oznámení“ nebo klasický příspěvek. Oznámení se od klasického příspěvku liší jen vizuálním zvýrazněním.

Dílčí aplikace Teams

Microsoft Teams Free se člení do stěžejních částí nazývaných „aplikace“. Se znalostí důležitých pojmů si můžeme stručně představit , jaké aplikace Teams nabízí.

Chat

Aplikace Chat umožňuje textovou, hlasovou nebo video komunikaci jeden na jednoho nebo v rámci skupiny uživatelů podobně jako třeba v aplikaci Skype.

Schůzka

Aplikace Schůzka slouží pro vytváření a prohlížení pouze budoucích schůzek, které jste naplánovali, přidali do kalendáře, nebo které jsou naplánovány komunitou, jejíž jste členem.

Komunity

V Komunitách probíhá práce v rámci komunit a kanálů, jejichž jste členem, také je zde možné provádět související nastavení nebo komunity či kanály vytvářet anebo se do nich připojovat. V tomto průvodci se však komunitami zabývat nebudeme.

Kalendář

Aplikace Kalendář stejně jako aplikace Schůzka umožňuje vytvářet schůzky. Oproti aplikaci Schůzka je v Kalendáři ale možné prohlížet i schůzky z minulosti a procházet schůzky efektivněji v mřížce pracovního nebo celého týdne či dnů.

Aktivita

V Aktivitě najdete především výpis událostí, které se vás nějakým způsobem týkají, například zmeškaná volání, reakce „lajk“ na vaše příspěvky nebo zmínky vašeho jména v chatu či v příspěvcích uvnitř komunit.

Základní navigace v Teams

• Pro dopředný pohyb po prvcích slouží standardně tabulátor, pro zpětný pak Shift + tabulátor
• Pro jemnější pohyb uvnitř některých prvků, například v panelech nástrojů, v menu nebo mezi kartami, se dále používají samotné klávesové šipky, přičemž někdy fungují jen šipky doprava a doleva, někdy jen šipky dolů a nahoru a jindy obojí. Někdy je pohyb šipkami mezi prvky cyklický, někdy není.
• Po důležitých oblastech okna Teams se lze pohybovat následovně:
  • V desktopové aplikaci dopředu přes F6 a dozadu přes Shift + F6.
  • Na webu dopředu přes Control + F6 a dozadu přes Shift + Control + F6.

Společné součásti hlavního okna Microsoft Teams

Nehledě na to, v jaké aplikaci Teams se zrovna nacházíte, obsahuje okno Teams popořadě vždy následující položky, mezi kterými se můžete dopředně přesouvat standardně tabulátorem, popřípadě vzad přes Shift + tabulátor:

• Tlačítka „Zpět“ a „Vpřed“: Slouží pro zpětný, respektive dopředný,, pohyb v historii procházení Teams podobně jako ve webovém prohlížeči.
• Pole pro vyhledávání lidí, zpráv, souborů a dalšího obsahu. Na toto pole se lze rychle přesunout také zkratkou Control + E, na webu přes Control + Alt + E.
• Tlačítko „Nastavení a další možnosti“: Otevře nastavení pro aplikaci Teams.
• Tlačítko s textem “Váš profil“ následovaným vaším aktuálním stavem: Umožňuje především nastavení vašeho stavu a stavové zprávy, změnu profilových údajů nebo přepínání do jiného přihlášeného účtu.
• Seznam aplikací: Slouží pro přepínání mezi aplikacemi Teams, tedy mezi aplikacemi Chat, Schůzka, Komunity, Kalendář a Aktivita. Jedná se o vertikální seznam, takže mezi jeho položkami se cyklicky přesouváte klávesovými šipkami dolů nebo nahoru a vybranou aplikaci aktivujete mezerníkem.
• Další položky okna již závisí na aktuálně zvolené aplikaci a budou popsány v následujících kapitolách.

Tip: Rychlé přepínání mezi aplikacemi klávesovými zkratkami

Pro rychlé přepínání do požadované aplikace slouží klávesová zkratka Control + klávesa s číslem v horní řadě kláves, kde číslo odpovídá pořadí aplikace v seznamu aplikací. Například pro přepnutí na Chaty použijte zkratku Control + klávesa s číslem 1, pro přepnutí na Schůzky zkratku Control + klávesa s číslem 2, a podobně.

V případě webové verze Teams je třeba k těmto zkratkám přidat ještě klávesu Shift, čili například na Chaty se přepnete zkratkou Control + shift + klávesa s číslem 1.

Aplikace Chat

Základní součásti okna aplikace Chat

Kromě výše zmíněných položek společných pro všechny aplikace Teams obsahuje okno aplikace Chat dále následující položky, které lze procházet tabulátorem. Účastníkem se níže rozumí jeden nebo více lidí, se kterými probíhá chatová komunikace.

• Tlačítko „Filtr“: slouží pro zobrazení prvků pro filtrování chatů podle jména účastníků či podle pojmenování skupinového chatu. Po aktivaci filtru je možné se tabulátorem přesunout na tlačítko „Další filtry“, které po aktivaci zobrazí menu s možnostmi pro vyfiltrování jen nepřečtených chatů, klasických chatů, chatů v rámci schůzek nebo ztlumených chatů. Filtr lze vyvolat také zkratkou Control + Shift + F a zavřít klávesou Escape.
• Tlačítko „Okamžitá schůzka“: Zobrazí jednoduchý dialog pro vytvoření nové okamžité schůzky, tedy schůzky bez možnosti stanovit její účastníky či naplánovat čas jejího trvání, to bude nastaveno automaticky na aktuální čas. V dialogu je možné schůzku pojmenovat a rychle získat odkaz pro připojení do této schůzky.
• Tlačítko „Nový chat“: Zobrazí prvky pro zahájení nového chatu se zaměřeným polem pro zadání účastníků tohoto chatu. Lze vyvolat také zkratkou Control + N, na webu přes Alt + N, popřípadě přes Control + Shift + N se nový chat otevře v novém okně. Vytváření nového chatu je blíže popsáno níže v článku.
• Stromový seznam nazvaný „Chaty“: Chronologicky seřazený stromový seznam chatů, přičemž přes kontextové menu na nějakém chatu můžete například daný chat označit jako nepřečtený, připnout jej na začátek tohoto seznamu, ztlumit oznámení o nových zprávách v daném chatu, nebo otevřít chat v novém okně, což je možné také zkratkou Control + Enter na vybraném chatu. V seznamu chatů se lze pohybovat klávesovými šipkami nahoru a dolů, přičemž samotná navigace v seznamu automaticky otevírá vybraný chat. Stisknutí mezerníku na vybraném chatu se liší od stisknutí Enteru. Mezerník přesouvá do seznamu zpráv vybraného chatu, kdežto Enter vás přesune do pole pro psaní zprávy. Na tento seznam chatů se lze přesunout také zkratkou Control + L, na webu zkratkou Alt + Shift + L.
• Tlačítko „Pozvat do Teams“: Slouží pro zobrazení dialogu, z něhož můžete zkopírovat zvací odkaz do Microsoft Teams.
• Tlačítko „Změnit avatara skupinového chatu“: Toto tlačítko se zobrazuje jen ve skupinovém chatu. Zobrazí dialog, kde je možné změnit obrázek skupinového chatu.
• Tlačítko se jménem účastníka a jeho stavem uvnitř seznamu nazvaném „Účastníci chatu“: Toto tlačítko se zobrazuje jen v chatu s jednotlivcem nebo v nepojmenovaném skupinovém chatu. V případě skupinového chatu lze Klávesovými šipkami procházet účastníky chatu a jejich stavy. Po aktivaci nějakého účastníka mezerníkem je možné zobrazit jeho profil a provádět různé akce s ním.
• Tlačítko „Pojmenovat skupinový chat“. Toto tlačítko se zobrazuje jen ve skupinovém chatu. Zobrazí dialog a přesune fokus do pole pro přejmenování chatu.
• Záložka „Chat“: Umožňuje šipkou doprava či doleva a poté mezerníkem přepnout zobrazení mezi chatem, tedy mezi rychlými zprávami, a mezi soubory či fotkami sdílenými s tímto účastníkem.
• Panel nástrojů „Akce s chatem“ s níže uvedenými tlačítky. Tento panel nástrojů se zobrazuje jen v chatu s jednotlivcem. Po jeho zaměření se mezi jeho tlačítky lze přesouvat šipkou doprava či doleva.
  • Tlačítko „Videohovor“: Slouží pro zahájení videohovoru s účastníkem. Videohovor lze zahájit rychle také zkratkou Alt + Shift + V.
  • Tlačítko „Hlasový hovor“: Slouží pro zahájení pouze hlasového hovoru s účastníkem. Hlasový hovor lze zahájit rychle také zkratkou Alt + Shift + A.
• Panel nástrojů „Akce s chatem“ s níže uvedenými tlačítky. Tento panel nástrojů se zobrazuje jen ve skupinovém chatu. Po jeho zaměření se mezi jeho tlačítky lze přesouvat šipkou doprava či doleva.
  • Tlačítko „Okamžitá schůzka“: Bezprostředně zahájí schůzku s účastníky dané skupiny.
  • Tlačítko „Další možnosti volání“: Otevře menu s položkami pro zahájení video nebo hlasového hovoru.
  • Tlačítko „Zobrazit a přidat účastníky“: Přesune vás do seznamu účastníků skupinového chatu, který lze procházet klávesovými šipkami. Klávesou Delete je možné vybraného účastníka ze skupiny odebrat. Tabulátorem se lze ze seznamu přesunout na tlačítka „Získat odkaz na chat“, „Přidat osoby“ a „Opustit chat“.
  • Tlačítko „Další možnosti chatu“: Zobrazí menu s podobnými možnostmi jako jsou k dispozici při vyvolání kontextového menu na chatu v seznamu chatů. Navíc je zde ale například možnost „Sdílení obrazovky“, kterou je však možné vyvolat také zkratkou Control + Shift + E.
• Seznam zpráv aktuálního chatu: Mezi zprávami se lze pohybovat klávesovými šipkami nahoru nebo dolů. K některým akcím s vybranou zprávou se lze dostat přes kontextové menu, k některým přes klávesu Enter. Po stisknutí Enteru na zprávě se pohybujte mezi nabízenými možnostmi přes klávesové šipky nebo přes tabulátor a nabídky opusťte klávesou Escape. Na tento seznam zpráv se lze přesunout také zkratkou Control + M, na webu zkratkou Alt + Shift + M . Pomocí klávesy Escape je možné se ze seznamu zpráv jednoduše přesunout do seznamu chatů.
• Editační pole „Napište zprávu“: Pole pro vepsání nové zprávy účastníkům chatu. Zprávu odešlete Enterem. Do tohoto pole se lze přesunout také zkratkou Control + R, na webu zkratkou Alt + Shift + R . Pomocí klávesy Escape je možné se z pole pro psaní zprávy jednoduše přesunout do seznamu chatů.
• Panel nástrojů s níže uvedenými tlačítky. Po jeho zaměření se mezi jeho tlačítky lze přesouvat šipkou doprava či doleva.
  • Tlačítko „Emoji, GIFy a nálepky“: Zobrazí dialog pro výběr a vložení různých smajlíků, GIFů a jiných animovaných obrázků do psané zprávy.
  • Tlačítko „Připojit média“: Po aktivaci zobrazí menu, které slouží pro připojování souborů do psané zprávy.
  • Tlačítko „Připojit soubory“: Po aktivaci zobrazí menu, které rovněž slouží pro připojování souborů do psané zprávy. Nepřišel jsem na rozdíl v chování od předchozího tlačítka. Soubory lze připojit také klávesovou zkratkou Alt + Shift + O.
  • Tlačítko „Akce a aplikace“: Zobrazí prvky pro další akce se zprávou.
• Panel nástrojů „Odeslat“: Tento panel nástrojů obsahuje jedinou položku a to tlačítko „Odeslat“ sloužící pro odeslání napsané zprávy.

Praktická ukázka: Vytvoření nové chatové konverzace a komunikace v této konverzaci

1. Přepněte se do aplikace Chat. Rychle to lze klávesovou zkratkou Control + klávesa s číslem 1 v horní řadě kláves, na webu je třeba použít zkratku Control + Shift + klávesa s číslem 1 v horní řadě kláves.
2. Mačkejte klávesu F6, na webu Control + F6, dokud se nepřesunete do oblasti „Chaty“ na tlačítko „Filtr“.
3. Mačkejte tabulátor, dokud se nepřesunete na tlačítko „Nový chat“ a mezerníkem jej aktivujte. Rychleji lze nový chat zahájit klávesovou zkratkou Control + N, na webu zkratkou Alt + N, tato zkratka funguje kdykoliv nehledě na to, v jaké aplikaci Teams zrovna jste. Případně chcete-li nový chat otevřít v novém okně, tak v desktopu použijte zkratku Control + Shift + N .
4. Začněte psát jméno uživatele, se kterým chcete začít nový chat. Během psaní vám Teams budou nabízet seznam uživatelů nebo skupin, které odpovídají zadanému textu. Seznam můžete procházet šipkou dolů nebo nahoru. Enterem požadovaného uživatele nebo skupinu vyberete.
5. Jestliže chcete začít chat s více uživateli, tak předchozí bod opakujte, dokud nevyberete všechny uživatele, se kterými chcete zahájit konverzaci.
6. Nakonec stiskněte Enter, čímž zadané účastníky potvrdíte a budete přesunuti do editačního pole pro psaní zprávy.
7. Napište vaši zprávu a klávesou Enter ji odešlete. Chcete-li vložit nový řádek, použijte klávesy Shift + Enter.
8. Pokud si chcete prohlédnout zprávu, kterou jste právě odeslali, nebo se podívat, zda vám protistrana nenapsala nějakou odpověď, tak se z pole pro psaní zprávy přesuňte do seznamu zpráv přes Shift + tabulátor a šipkami nahoru nebo dolů si zprávy v této konverzaci přečtěte.

Praktická ukázka: Nalezení existující chatové konverzace, její čtení a odesílání zpráv

1. Přepněte se do aplikace Chat. Rychle to lze klávesovou zkratkou Control + klávesa s číslem 1 v horní řadě kláves, na webu je třeba použít zkratku Control + Shift + klávesa s číslem 1 v horní řadě kláves.
2. Mačkejte klávesu F6, na webu Control + F6, dokud se nepřesunete do oblasti „Chaty“ na tlačítko „Filtr“.
3. Mačkejte tabulátor, dokud se nepřesunete na stromový seznam nazvaný „Chaty“.
4. Šipkou dolů nebo nahoru najděte chat, který si chcete přečíst, nebo do kterého chcete psát. Klávesou Home můžete přejít na nejnovější viditelný chat.
5. Chcete-li do vybraného chatu psát, tak na něm stiskněte Enter a budete přesunuti do editačního pole pro vepsání zprávy.
6. Chcete-li si vybraný chat přečíst, tak na něm stiskněte mezerník a pomocí šipky dolů nebo nahoru si tento chat přečtěte. Klávesou End se můžete rychle přesunout na poslední viditelnou zprávu v zobrazeném chatu.

Tip: Rychlé přesouvání mezi seznamem chatových konverzací, seznamem zpráv a polem pro psaní zprávy.

Pro přesouvání mezi seznamem chatových konverzací, seznamem zpráv aktuální konverzace a editačním pole pro psaní zprávy nemusíte následovat všechny kroky uvedené v předchozích praktických ukázkách, ale je možné využít následující klávesové zkratky:

• Přesun do seznamu chatových konverzací: Control + L, na webu Alt + Shift + L.
• Přesun do seznamu zpráv: Control + M, na webu Alt + Shift + M.
• Přesun do pole pro psaní zprávy: Control + R, na webu Alt + Shift + R.

Tip: Hledání zpráv podle textu v nich obsaženém

Teams umožňují jednoduchým způsobem hledat zprávy napříč všemi chatovými konverzacemi podle jejich obsahu. Dejme tomu, že si vzpomínáte, že vám kamarád kdysi psal tip na dobrou restauraci, ale už jste si nezapamatovali její jméno. Postup pro nalezení zprávy, v níž se o restauraci zmiňoval, by byl následující:

1. Stiskněte zkratku Control + E, na webu Control + Alt + E, budete přesunuti do editačního pole pro hledání.
2. Vepište hledaný text, tedy „restaurace“, a stiskněte Enter.
3. Budete přesunuti do seznamu zpráv, v nichž byl nalezen hledaný text. V seznamu se můžete pohybovat šipkou dolů nebo nahoru. Klávesou Enter a poté ještě jednou Enter můžete přejít do chatu, ve kterém byla zpráva nalezena.

Praktická ukázka: Lajkování a další rychlé reakce na zprávy

Ke každé zprávě lze přidat jednu nebo více rychlých reakcí, konkrétně například lajk, srdce nebo překvapení. Postup je následující:

1. Přepněte se do aplikace Chat a v ní se přesuňte do požadované chatové konverzace dle postupu v praktické ukázce „Nalezení existující chatové konverzace, její čtení a odesílání zpráv“.
2. Šipkou nahoru nebo dolů najeďte na zprávu, k níž chcete přidat lajk nebo jinou reakci, a poté stiskněte Enter pro zobrazení panelu nástrojů, jehož první položka umožňuje volbu reakce.
3. Mačkejte šipku doprava nebo dolů, dokud nenajedete na tlačítko s požadovanou reakcí, a mezerníkem tuto reakci zvolte.
4. Klávesou Escape panel nástrojů s akcemi zavřete.

Praktická ukázka: Odesílání souborů do chatu

Když do chatu odešlete nějaký soubor, tak se uloží na váš disk OneDrive do jeho podsložky nazvané „Soubory z chatu aplikace Microsoft Teams„. Soubor do chatové konverzace odešlete následovně:

1. Přepněte se do aplikace Chat a v ní se přesuňte do požadované chatové konverzace dle postupu v praktické ukázce „Nalezení existující chatové konverzace, její čtení a odesílání zpráv“.
2. Klávesovou zkratkou Control + R, na webu zkratkou Alt + Shift + R, se přesuňte do editačního pole pro psaní nové zprávy.
3. Tabulátorem se přesuňte do panelu nástrojů, poté šipkou doprava najeďte na tlačítko „Připojit soubory“ a mezerníkem jej aktivujte. Rychleji lze menu pro připojení souboru vyvolat zkratkou Alt + Shift + O.
4. Otevře se menu, ve kterém šipkou dolů najeďte na položku „Nahrát z tohoto zařízení“ a Enterem ji zvolte.
5. Otevře se klasický dialog pro výběr souboru, v němž požadovaný soubor vyhledejte a vyberte, a potvrďte tlačítkem „Otevřít“.
6. Soubor se vloží do pole pro psaní zprávy. Enterem zprávu obsahující tento soubor odešlete. Případně opakováním kroků 3 až 5 lze do zprávy připojit soubory další.

Praktická ukázka: Ukládání souborů poslaných do chatu

1. Přepněte se do aplikace Chat a v ní se přesuňte do požadované chatové konverzace dle postupu v praktické ukázce „Nalezení existující chatové konverzace, její čtení a odesílání zpráv“.
2. Šipkou dolu nebo nahoru najeďte na zprávu, která obsahuje připojený soubor, jež chcete uložit.
3. Na zprávě stiskněte Enter, poté mačkejte tabulátor, dokud nenajedete na připojený soubor.
4. Ještě jedním stisknutím tabulátoru se přesuňte na tlačítko „Další možnosti přílohy“ a mezerníkem toto tlačítko aktivujte.
5. Otevře se menu, v němž šipkou dolů vyberte možnost „Stáhnout“, a Enterem ji aktivujte.
6. Mačkejte tabulátor, dokud se nepřesunete na tlačítko nazvané „Otevřít složku Stažené soubory“ nacházející se v panelu nástrojů a mezerníkem toto tlačítko aktivujte. Otevře se Průzkumník souborů ve složce „Stažené soubory“, kde byste měli právě stažený soubor nalézt.

Praktická ukázka: Zahájení hovoru s jednotlivcem

1. Dle dříve zmíněného postupu přejděte do nebo vytvořte chatovou konverzaci s jedním uživatelem, s nimž chcete zahájit hlasový nebo videohovor.
2. Mačkejte F6, na webu Control + F6, dokud se nepřesunete na tlačítko se jménem účastníka a jeho stavem uvnitř seznamu nazvaném „Účastníci chatu“.
3. Mačkejte tabulátor, dokud nenajedete na tlačítko „Videohovor“ nebo na tlačítko „Hlasový hovor“, která se nacházejí v panelu nástrojů nazvaném „Akce s chatem“.
4. Šipkou doprava nebo doleva vyberte tlačítko „Videohovor“ nebo „Hlasový hovor“ a mezerníkem jej aktivujte. Tím bezprostředně začnete vytáčet video respektive hlasový hovor. Ovládání průběhu hovoru je popsáno níže v sekci „Ovládání průběhu hovoru a jeho opuštění“.

Tip: zahájení hlasového nebo videohovoru pomocí klávesové zkratky

Pokud se nacházíte v nějaké chatové konverzaci, tak můžete zahájit vytáčení hovoru s jejím účastníkem rychleji pomocí následujících klávesových zkratek:

• Hlasový hovor: Alt + Shift + A.
• Videohovor: Alt + Shift + V.

Tip: Efektivní zahájení chatu nebo hovoru s jednotlivcem

S doposud uvedenými znalostmi si ještě jednou ukažme, jak zahájit chat nebo hovor s jednotlivcem, tentokrát však efektivněji s využitím klávesových zkratek:

1. Pomocí klávesové zkratky Control + N, na webu Alt + N, začněte vytvářet nový chat nehledě na to, v jaké aplikaci Teams právě jste.
2. Začněte psát jméno uživatele, se kterým chcete chatovat nebo volat. Během psaní vám Teams budou nabízet seznam uživatelů nebo skupin, které odpovídají zadanému textu. Seznam můžete procházet šipkou dolů nebo nahoru. Enterem poté požadovaného uživatele nebo skupinu vyberte.
3. Budete přesunuti do editačního pole pro psaní zprávy právě vybranému uživateli nebo skupině, kam můžete zprávu vepsat a odeslat Enterem, případně, chcete-li s tímto uživatelem zahájit hlasový hovor, tak použijte klávesovou zkratku Alt + Shift + A, pro videohovor použijte Alt + Shift + V.

Tip: Efektivní chatování či volání s nedávnými uživateli nebo skupinami

Doposud nabyté znalosti můžeme využít i pro efektivní chatovou konverzaci či volání s uživateli nebo skupinami, se kterými jste komunikovali nedávno:

1. Přepněte se do aplikace Chat. Rychle to lze klávesovou zkratkou Control + klávesa s číslem 1 v horní řadě kláves, na webu je třeba použít zkratku Control + Shift + klávesa s číslem 1 v horní řadě kláves.
2. Klávesovou zkratkou Control + L, na webu Alt + Shift + L, se přesuňte do seznamu chatů.
3. Šipkou dolů nebo nahoru vyberte požadovaný chat. Poté postupujte podle toho, co chcete provést:
   1. Chcete-li procházet zprávy s vybraným uživatelem nebo skupinou, tak na něm nebo ní stiskněte mezerník, čímž se přesunete do seznamu zpráv, který pak můžete procházet šipkou nahoru nebo dolů.
   2. Chcete-li vybranému uživateli nebo skupině napsat, tak na něm nebo ní stiskněte Enter, čímž se přesunete do editačního pole pro psaní zprávy, vepište zprávu a odešlete Enterem.
   3. Chcete-li s vybraným uživatelem zahájit hlasový hovor, tak použijte klávesovou zkratku Alt + Shift + A, pro videohovor použijte Alt + Shift + V.
4. Pokud chcete komunikovat s jiným nedávným uživatelem nebo skupinou, tak se klávesou Escape přesuňte zpět do seznamu chatů a opakujte krok číslo 3.

Praktická ukázka: Přijetí hovoru na desktopu

1. Pomocí klávesové zkratky Windows + Shift + Y se přepněte do oznámení o příchozím hovoru. Tato zkratka je globální, čili pro její fungování nemusíte být v aplikaci Teams.
2. Mačkejte tabulátor, dokud nenajedete na tlačítko „Přijmout s videem“ nebo „Přijmout se zvukem“ a mezerníkem jej aktivujte.

Tip: Přijetí hovoru pomocí klávesové zkratky

Hovor lze přijmout i pomocí následujících klávesových zkratek, které na desktopu fungují, i když nejste do okna Teams přepnuti, nicméně ve webové verzi Teams však do okna prohlížeče s Teams být přepnuti musíte:

• Přijetí hovoru s kamerou zapnutou: Control + Shift + A.
• Přijetí hovoru s  kamerou vypnutou: Control + Shift + S.

Ovládání průběhu hovoru a jeho opuštění

Mezi možnostmi v okně probíhajícího hovoru je možné se přesouvat standardně tabulátorem, některé další možnosti jsou však dostupné až po stisknutí šipky doprava či doleva v momentě, kdy stojíte na nějakém tlačítku.

• Vypnutí/zapnutí mikrofonu nebo kamery: Často používaným tlačítkem, které v okně probíhajícího hovoru můžete nalézt, je tlačítko „Ztlumit mikrofon“ nebo „Zrušit ztlumení mikrofonu“ sloužící pro vypnutí respektive zapnutí mikrofonu, případně, stojíte-li na tomto tlačítku, tak se můžete šipkou doleva přesunout na tlačítko „Vypnout kameru“ nebo „Zapnout kameru“.
• Vypnutí příchozího videa: Přes šipku doprava nebo doleva se lze dostat až na tlačítko „Zobrazení“ otevírající mezerníkem menu, pomocí něhož je možné zejména například vypnout příchozí video, což se hodí při špatném internetovém připojení nebo pokud chcete ušetřit přenášená data. Po otevření tohoto menu šipkou dolů najeďte na položku „Další možnosti“, šipkou doprava ji rozbalte, šipkou dolů najeďte na „Vypnout příchozí video“ a Enterem aktivujte.
• Sdílení obrazovky nebo okna: Opakovaným stiskem šipky doprava nebo doleva lze najet na tlačítko „Sdílet“ sloužící pro sdílení vaší celé obrazovky nebo konkrétního okna. Přesné kroky, jak sdílet vaší obrazovku, jsou popsány v následující praktické ukázce.
• Opuštění hovoru: Hovor je možné opustit tlačítkem „Odejít“ nacházejícím se v panelu nástrojů nazvaném „Ovládací prvky volání“, na který se přesunete tabulátorem.

Tip: Ovládání hovoru pomocí klávesových zkratek

Během hovoru je možné použít následující klávesové zkratky:

• Zapnutí nebo vypnutí mikrofonu: Control +Shift + M.
• Zapnutí nebo vypnutí kamery: Control + Shift + O.
• Opuštění hovoru: Control + Shift + H.
• Otevřít dialog pro sdílení obrazovky: Control + Shift + E.

Praktická ukázka: Sdílení vaší obrazovky

1. Podle postupu popsaného v praktické ukázce „Ovládání průběhu hovoru a jeho opuštění“ najeďte v okně hovoru na tlačítko „Sdílet“ a aktivujte jej mezerníkem. Alternativně lze použít zkratku Control + Shift + E.
2. Zobrazí se dialog, v němž tabulátorem najeďte na jeden z následujících prvků podle toho, jakou část obrazovky chcete sdílet:
   1. Sdílení celé obrazovky: Najeďte na položku seznamu nazvaného „Zvolit obrazovku“, která se jmenuje podle typu vaší obrazovky následovaného jejím rozlišením, a mezerníkem tuto položku aktivujte.
   2. Sdílení jen konkrétního okna: Najeďte na položku seznamu nazvaného „Zvolit okno, která se jmenuje „Otevře seznam X Active Windows“, kde X je počet aktivních oken na vaší ploše, a tuto položku aktivujte mezerníkem. Otevře se menu, v němž šipkou dolů zvolte požadované okno ke sdílení a potvrďte Enterem.

Aplikace Schůzka

Základní součásti okna aplikace Schůzka

Kromě dříve zmíněných položek společných pro všechny aplikace Teams obsahuje okno aplikace Schůzka dále zejména následující položky, které lze procházet tabulátorem.

• Tlačítko „Vytvořit odkaz na schůzku“: Zobrazí jednoduchý dialog pro vytvoření nové okamžité schůzky, tedy schůzky bez možnosti stanovit její účastníky či naplánovat čas jejího trvání, to bude nastaveno automaticky na aktuální čas. V dialogu je možné schůzku pojmenovat a rychle získat odkaz pro připojení do této schůzky.
• Tlačítko „Naplánovat schůzku“: Zobrazí dialog pro naplánování schůzky včetně možností zadat její účastníky, termín a opakování, popřípadě zvolit například také to, kdo může obejít předsálí nazývané také jako lobby.
• Tlačítko „Připojit se pomocí ID schůzky“: Zobrazí dialog, pomocí něhož se můžete připojit k schůzce, ke které jste obdrželi její ID a přístupový kód.
• Následnými stisky tabulátoru lze procházet pouze budoucí schůzky, které jste naplánovali, přidali do kalendáře, nebo které jsou naplánovány komunitou, jejíž jste členem.

Praktická ukázka: Připojení se ke schůzce přes odkaz

Jestliže máte nainstalovanou desktopovou verzi Microsoft Teams a máte k dispozici odkaz pro připojení se ke schůzce, tak stačí tento odkaz navštívit v libovolném webovém prohlížeči. Další krok závisí na konkrétním prohlížeči, ale v principu je potřeba v prohlížeči vybrat , aby se odkaz otevřel v desktopové aplikaci Microsoft Teams. Například v prohlížeči Google Chrome je potřeba po navštívení odkazu na schůzku stisknout tlačítko „Otevřít“ v dialogu, který se zobrazí. Poté postupujte následovně:

1. Zobrazí se okno Teams, ve kterém najdete různé položky pro nastavení před schůzkou, mezi nimiž se můžete pohybovat tabulátorem. Jsou zde především zaškrtávací pole „Kamera“ a „Mikrofon“, která můžete mezerníkem zaškrtnout nebo odškrtnout a nastavit tak, jestli po připojení ke schůzce má být zapnutá vaše kamera, respektive mikrofon.
2. Až budete s nastavením před schůzkou spokojeni, tak stiskněte tlačítko, které se bude jmenovat podobně jako „Připojit se S kamerou vypnutou a Zapnutý mikrofon“ dle toho, jestli jste zapnuli nebo vypnuli mikrofon a kameru.
3. Poté se ještě můžete ocitnout v takzvaném předsálí nazývaném také jako lobby, což vám odečítač ohlásí. To znamená, že musíte ještě počkat, než vás organizátor schůzky do schůzky propustí. Po odsouhlasení organizátorem již bude navázáno spojení a případně se vzájemně s ostatními účastníky schůzky začnete slyšet a vidět.

Ovládání průběhu schůzky

V okně probíhající schůzky se vyskytují podobné prvky jako v okně probíhajícího hovoru, které již byly popsány výše v sekci „Ovládání průběhu hovoru a jeho opuštění“ v kapitole věnované aplikaci Chat, a fungují tam také stejné klávesové zkratky. Z tlačítka „Ztlumit“ nebo „Zrušit ztlumení“ je však zde navíc zejména možné následující:

• Zvednutí nebo položení ruky: Pomocí tlačítka „ruka“ je možné virtuálně zvednout nebo položit ruku, což znamená, že dáváte znamení účastníkům hovoru, především jeho organizátorovi, že se hlásíte o slovo.
• Odeslání reakce: Pomocí tlačítka nazvaného „Reagovat“ lze zobrazit dialog, v němž můžete klávesovými šipkami vybrat reakci „To se mi líbí“ nebo jinou a odeslat mezerníkem.

Tip: Další klávesové zkratky během schůzky.

Během schůzky je možné oproti hovoru použít navíc ještě následující klávesové zkratky:

• Zvednutí nebo položení ruky: Control + Shift + K.
• Oznámení, jací účastníci hovoru mají zvednuté ruce: Control + Shift + L.
• Přijetí lidí čekajících v předsálí organizátorem schůzky: Control + Shift + Y.

Možnosti, které má organizátor během schůzky navíc

Oproti možnostem zmíněným v sekci „Ovládání průběhu schůzky „ může organizátor schůzky v okně probíhající schůzky navíc provádět ještě zejména následující úkony:

• Ukončení schůzky: Akce ukončení schůzky odpojí všechny účastníky z právě probíhající schůzky, kdežto když jako organizátor schůzku pouze opustíte, tak ve schůzce mohou dál pokračovat její ostatní účastníci. Pro ukončení schůzky přejděte tabulátorem do panelu nástrojů nazvaného „Ovládací prvky volání“ a šipkou doprava se z tlačítka „Odejít“ přesuňte na tlačítko „Další možnosti“, aktivujte jej mezerníkem, šipkou dolů najeďte na položku „Ukončit schůzku“ a aktivujte ji Enterem. Akci je nakonec ještě potřeba potvrdit v dialogovém okně tlačítkem „Ukončit“.
• Přijmutí nebo odmítnutí účastníka z předsálí: Postup je popsán níže v praktické ukázce „Zjištění účastníků schůzky, akce s nimi a přizvání dalších lidí“.
• Pokročilejší možnosti schůzky: Jako organizátor schůzky máte přístup také k pokročilejšímu nastavení schůzky, konkrétně k možnosti nastavit, kdo může obejít předsálí, a kdo může prezentovat. K těmto možnostem se dostanete přes tlačítko „Více“, když na něj v panelu nástrojů nazvaném „Ovládací prvky schůzky“ opakovaným stiskem šipky doleva nebo doprava najedete, mezerníkem jej rozbalíte, šipkou dolů najedete na položku „Nastavení, šipkou doprava rozbalíte, šipkou dolů najedete na položku „Možnosti schůzky“ a Enterem aktivujete. Provedené změny je nutné ještě potvrdit tlačítkem „Uložit“, na které se přesunete tabulátorem. Poté můžete možnosti schůzky opět skrýt tlačítkem „Zavřít pravé podokno“ nacházejícím se před těmito možnostmi.

Praktická ukázka: Textová konverzace v rámci probíhající schůzky

Během schůzky je možné chatovat s jejími účastníky pomocí textových zpráv. Chat schůzky je možné případně později dohledat také v aplikaci Chat, jakmile někdo do chatu schůzky pošle první zprávu. Během schůzky se do jejího chatu přesunete následovně:

1. V okně probíhající schůzky mačkejte tabulátor, dokud se nepřesunete na panel nástrojů nazvaný „Ovládací prvky schůzky“.
2. Šipkou doprava nebo doleva se přesuňte na tlačítko „Chat“ a aktivujte jej mezerníkem.
3. Budete přesunuti do editačního pole pro vepsání nové zprávy. Psaní a čtení textové konverzace pak probíhá podobně, jako bylo popsáno dříve v případě konverzace v aplikaci Chat.
4. Chcete-li se vrátit zpět k ovládání schůzky, například si vypnout kameru, tak mačkejte tabulátor, dokud nenajedete na tlačítko „Chat“ v panelu nástrojů nazvaném „Ovládací prvky schůzky“, a poté se šipkou doleva nebo doprava přesuňte na požadovanou volbu tak, jak bylo popsáno výše v sekci „Ovládání průběhu schůzky“.

Praktická ukázka: Zjištění účastníků schůzky, akce s nimi a přizvání dalších lidí

Pro zjištění účastníků probíhající schůzky, akce s nimi, přijmutí účastníka z předsálí nebo pro přizvání dalších lidí do schůzky postupujte následovně:

1. V okně probíhající schůzky mačkejte tabulátor, dokud se nepřesunete na panel nástrojů nazvaný „Ovládací prvky schůzky“.
2. Šipkou doprava nebo doleva se přesuňte na tlačítko „Lidé“ a stiskněte jej mezerníkem.
3. Budete přesunuti do editačního pole pro vyhledání uživatelů. Chcete-li vyfiltrovat účastníky podle jména nebo do schůzky přizvat dalšího účastníka, tak sem vepište jeho jméno nebo jen část jeho jména.
4. Tabulátorem přejděte do stromového seznamu nazvaného „Účastníci“. Seznam můžete procházet šipkou dolů nebo nahoru. Uživatelé jsou v seznamu rozděleni podle toho, jestli se nachází v této schůzce nebo ne, popřípadě zda čekají v předsálí. Akce s uživateli můžete provádět přes jejich kontextové menu, které umožňuje zejména následující:
   1. V případě uživatele, který je účastníkem schůzky, je možné, jste-li její organizátor, například ztlumit mikrofon účastníka nebo jej odebrat ze schůzky.
   2. V případě uživatele, který není účastníkem schůzky, je možné jej přes položku „Vyžádat připojení“ přizvat do schůzky. Po aktivaci této položky bezprostředně zahájíte vytáčení daného uživatele pro jeho připojení ke schůzce.
   3. V případě uživatele čekajícího v předsálí je možné jej do schůzky přijmout nebo odmítnout.
5. Chcete-li se vrátit zpět k ovládání schůzky, například si vypnout kameru, tak mačkejte tabulátor, dokud nenajedete na tlačítko „Chat“ v panelu nástrojů nazvaném „Ovládací prvky schůzky“, a poté se šipkou doleva nebo doprava přesuňte na požadovanou volbu tak, jak bylo popsáno výše v sekci „Ovládání průběhu schůzky“.

Praktická ukázka: Vytvoření a nastavení schůzky

1. Přepněte se do aplikace Schůzka. Rychle to lze klávesovou zkratkou Control + klávesa s číslem 2 v horní řadě kláves, na webu je třeba použít zkratku Control + Shift + klávesa s číslem 2 v horní řadě kláves.
2. Mačkejte klávesu F6, na webu Control + F6, dokud se nepřesunete do oblasti „Aplikace“ na tlačítko „Chat“.
3. Mačkejte tabulátor, dokud se nepřesunete na tlačítko „Naplánovat schůzku“ a mezerníkem jej aktivujte.
4. Zobrazí se formulář, v němž můžete nastavit volby vaší schůzky jako její název, jména nebo emaily účastníků, jimž bude zaslán odkaz na schůzku,, začátek či konec schůzky, opakování, místo schůzky nebo formátovaný text s podrobnostmi o schůzce. Mezi těmito volbami se můžete pohybovat tabulátorem. Ne všechny volby jsou povinné. Účastníky lze přidávat stejným způsobem, jako bylo popsáno přidávání účastníků při zakládání chatové konverzace.
5. Až budete s nastavením schůzky spokojeni, tak přes opakovaný stisk Shift + tabulátor najděte tlačítko „Uložit“ a mezerníkem jej aktivujte. Jestliže přidáte nějaké účastníky do schůzky, tak se toto tlačítko bude jmenovat „Poslat“, protože jeho stisknutím dojde k rozeslání pozvánek na schůzku všem jejím účastníkům. Zakládání schůzky můžete případně zrušit klávesou Escape.

Aplikace Kalendář

Základní součásti okna aplikace Kalendář

Kromě dříve zmíněných položek společných pro všechny aplikace Teams obsahuje okno aplikace Kalendář dále zejména následující položky, které lze procházet tabulátorem. První tři níže uvedená tlačítka slouží pro naprosto stejné funkce, jako již byly popsány pro aplikaci Schůzka, jen se jmenují trochu jinak.

• Tlačítko „Připojit se pomocí ID schůzky“: Zobrazí dialog, pomocí něhož se můžete připojit k schůzce, ke které jste obdrželi její ID a přístupový kód.
• Tlačítko „Okamžitá schůzka“: Zobrazí jednoduchý dialog pro vytvoření nové okamžité schůzky, tedy schůzky bez možnosti stanovit její účastníky či naplánovat čas jejího trvání, to bude nastaveno automaticky na aktuální čas. V dialogu je možné schůzku pojmenovat a rychle získat odkaz pro připojení do této schůzky.
• Tlačítko „Nová schůzka“: Zobrazí dialog pro naplánování schůzky včetně možností zadat její účastníky, termín a opakování, popřípadě zvolit například také to, kdo může obejít předsálí nazývané také jako lobby.
• Tlačítko „Přeskočit na zobrazení dnešního dne“ uvnitř panelu nástrojů: Po aktivaci toto tlačítko v mřížce kalendáře zaměří dnešní datum. Šipkami doprava nebo doleva na tomto tlačítku je možné vybrat tlačítka pro zobrazení předchozího nebo dalšího týdne či dne nebo tlačítko pro přeskočení na konkrétní
• Tlačítko „Pracovní týden“: Zobrazí menu pro přepnutí mřížky kalendáře do zobrazení dne, pracovního týdne nebo týdne.
• Mřížka kalendáře: Mřížka, která pomocí klávesových šipek doprava a doleva umožňuje pohybovat se mezi dny v kalendáři. Šipky dolů a nahoru pak slouží pro pohyb po třicetiminutových časových úsecích v rámci stejného dne. Enterem je možné otevřít dialog pro naplánování schůzky v aktuálním časovém okénku.
• Další opakované stisknutí tabulátoru slouží k dopřednému procházení schůzek v kalendáři. Pro zpětný pohyb po schůzkách slouží Shift + tabulátor. Po vyvolání kontextového menu na nějaké schůzce je možné zejména následující:
  • Upravit: Dostupné, jste-li organizátor dané schůzky. Umožňuje změnit nastavení schůzky pomocí formuláře, který byl popsán výše v praktické ukázce „Vytvoření a nastavení schůzky“. Tento formulář pro úpravu schůzky je možné zobrazit také stisknutím Enteru na vybrané schůzce v kalendáři.
  • Otevřít chat schůzky: Přesune vás do aplikace Chat a otevře chat pro danou schůzku.
  • Připojit se online: Připojí vás do schůzky.
  • Kopírovat pozvánku: Zobrazí dialog, v němž se tabulátorem můžete přesunout na tlačítko „Kopírovat“, což zkopíruje celý text pozvánky, nikoliv jen odkaz na ní, který je však součástí textu pozvánky.
  • Odstranit: Dostupné, jste-li organizátor dané schůzky. Smaže schůzku.

Aplikace Aktivita

Základní součásti okna aplikace Aktivita

Kromě výše zmíněných položek společných pro všechny aplikace Teams obsahuje okno aplikace Aktivita dále následující položky, které lze procházet tabulátorem.

• Tlačítko „Filtr“: slouží pro zobrazení prvků pro filtrování aktivit podle jejich názvu. Po aktivaci filtru je možné se tabulátorem přesunout na tlačítko „Další filtry“, které po aktivaci zobrazí menu s možnostmi pro vyfiltrování jen nepřečtených aktivit, zmínek, reakcí, zmeškaných volání nebo odpovědí. Filtr lze vyvolat také zkratkou Control + Shift + F a zavřít klávesou Escape.
• Tlačítko „Nastavení oznámení“: Přesune vás do nastavení aplikace Teams na záložku „Oznámení a aktivita“, kde můžete například ztlumit všechna oznámení s výjimkou hovorů a schůzek nebo nastavit, jaká oznámení vám mají chodit emailem.

Praktická ukázka: Procházení seznamu aktivit

1. Přepněte se do aplikace Aktivita. Rychle to lze klávesovou zkratkou Control + klávesa s číslem 5 v horní řadě kláves, na webu je třeba použít zkratku Control + Shift + klávesa s číslem 5 v horní řadě kláves.
2. Mačkejte klávesu F6, na webu Control + F6, dokud se nepřesunete do oblasti „Aktivita“ na tlačítko „Filtr“.
3. Mačkejte tabulátor, dokud se nepřesunete na seznam pojmenovaný “Aktivita“. Šipkou dolů případně nahoru si seznam aktivit projděte.
4. Další stisky tabulátoru vás přesunou na prvky, které závisí na typu právě vybrané položky v seznamu aktivit. Například v případě aktivity typu zmínka se zde budou nacházet podobné prvky jako v aplikaci Chat při konverzaci s příslušným uživatelem. Rovněž zde budou fungovat i klávesové zkratky pro přesouvání mezi různými prvky aplikace Chat.

Vytvoření zmínky uživatele

Zmínka uživatele je prostředkem, jak zaujmout pozornost zmiňovaného uživatele na vaši zprávu. Zmínka totiž způsobí, že zpráva, ve které se zmínka nachází, se zmíněnému uživateli zobrazí v jeho seznamu aktivit v aplikaci Aktivita. Následující kroky ukazují, jak v jakémkoliv editačním poli pro psaní zprávy, čili ať už jste v kanálech nebo v chatu, zmínku vytvořit. Dejme tomu, že se nacházíte v editačním poli pro psaní zprávy do konverzace nějakého kanálu a chcete vytvořit zmínku uživatele „Jan Novák“.

1. Napište zavináč a hned za ním část jména uživatele, kterého chcete zmínit.
2. Stiskněte šipku dolů, čímž se dostanete do nabídky uživatelů, jejichž jména nebo příjmení začínají znaky, jež jste napsali za zavináčem, a šipkou dolů nebo nahoru zde vyberte uživatele, kterého chcete zmínit.
3. Klávesou Enter zmínku vytvořte a poté případně pokračujte ve psaní zprávy. Když bezprostředně po vytvoření zmínky stisknete Backspace, tak ze zmínky smažete příjmení. Zmínka tak může působit osobněji.

Užitečné klávesové zkratky

Obecné

Navigace

Hovory a schůzky