Formátovanie textu vo Worde prístupne a podrobne

Michaela Dlhá

Pokiaľ chceme naformátovať dokument, často len nadpisy nestačia. Do textu vkladáme obrázky, tabuľky, zoznamy, grafy. Ako zabezpečiť, aby bol dokument nielen pekný, ale aj pre používateľov čítačov obrazovky prístupný, to sa dozviete v tomto článku.

Písmo

Malo by byť bezpätkové a vo veľkosti aspoň 12 bodov (napríklad arial, calibri a podobne). Upraviť ho môžeme v dialógu písmo (CTRL+D). Tu sa pohybujeme pomocou tabulátora a šípkami hore / dolu meníme hodnoty. Ak chceme meniť farbu, na položke Farba stlačíme medzerník a nami požadovanú šípkami vyberieme. Pokiaľ nám dané písmo vyhovuje, vyhľadáme v dialógu položku Nastaviť ako predvolené, kde šípkou dolu vyberieme voľbu Všetky dokumenty vychádzajúce zo šablóny. Klávesom Enter aktivujeme tlačidlom OK. Všetky úpravy potvrdíme takisto tlačidlom OK, čím zavrieme dialóg.

Tu je potrebné dať pozor okrem veľkosti aj na farbu, aby písmo príliš nesplývalo s pozadím. Napríklad nie je dobré používať žlté písmo na biele pozadie, červené písmo na čiernom pozadí, žlté pozadie a oranžové písmo a podobne.

Nadpisy

Aby bol dokument správne naformátovaný nielen kvôli prístupnosti, ale aj obsahu, je potrebné formátovať nadpisy pomocou štýlov. Klávesovými skratkami Alt+Shift+šípka doľava úroveň nadpisu znižujeme, Alt+Shift+šípka doprava ju zvyšujeme. Nezabudnime, že musíme kurzor umiestniť na text, ktorý chceme označiť ako nadpis.

Pokiaľ skratky z akéhokoľvek dôvodu nefungujú, postupujeme takto:

1. Stlačíme Alt, vyberieme šípkami vpravo / vľavo kartu Domov a šípkou dolu ju rozbalíme. Môže sa stať, že v niektorých prípadoch bude potrebné kartu rozbaliť aj klávesom Enter.
2. Na karte Domov šípkami vľavo / vpravo vyberieme Štýly a potvrdíme Enterom.
3. Šípkou dolu zvolíme ten štýl, ktorý potrebujeme použiť, a aktivujeme ho klávesom Enter.

Úprava štýlu

Keď budeme tvoriť dokument, je vhodné na začiatku si nastaviť to, ako budú jednotlivé nadpisy vyzerať. Môžeme predvoliť, aké písmo sa použije, jeho veľkosť, farbu, hrúbku a iné parametre.

Postup je nasledovný:

• Stlačíme Alt, vyberieme kartu Domov a na nej Štýly. (Viď predchádzajúci postup.) Môžeme použiť aj klávesovú skratku CTRL+SHIFT+S.
• V tejto fáze máme dve možnosti:
  1. Šípkou dolu vyberieme štýl, ktorý budeme upravovať (napríklad nadpis 2), aktivujeme na ňom kontextovú ponuku (Shift+F10 alebo tlačidlo na klávesnici, ak ho máme k dispozícii). Šípkou dolu zvolíme Upraviť.
  2. Tabulátorom prejdeme na Správa štýlov a klávesom Enter ju potvrdíme. Tu vyberieme zo zoznamu šípkou dolu štýl, ktorý budeme upravovať, a tabulátorom prejdeme na tlačidlo Upraviť. To aktivujeme klávesom Enter.
• Otvorí sa dialóg, kde sa pohybujeme klávesom Tab. Môžeme upravovať nasledujúce parametre:
  • Písmo – šípkou dolu vyberáme font, ktorý chceme používať.
  • Veľkosť písma – vhodné je, aby bol medzi veľkosťou nadpisov a ostatného textu aj vizuálny rozdiel. Teda ak použijeme veľkosť písma v texte 12, nadpis 1. úrovne by mal byť aspoň vo veľkosti 16, nadpis 2. úrovne 14 a tak ďalej.
  • Tučné, kurzíva a podčiarknuté – ak potrebujeme aktivovať tieto tlačidlá, stlačíme na nich Enter. Vo všeobecnosti pre slabozrakých ľudí nie je vhodné používať prečiarknuté, podčiarknuté a ani kurzívové písmo.
  • Farba písma – aktivujeme medzerníkom a vyberáme ju šípkami. Tu si dávame pozor na kontrast medzi pozadím a použitou farbou, aby bol nadpis dobre čitateľný a nesplýval s pozadím.
  • Ďalej pri pohybe Tabulátorom narazíme na zarovnanie a riadkovanie. To môžeme ponechať tak, ako je.
  • Automaticky aktualizovať – ak ho medzerníkom začiarkneme, podľa úprav sa aktualizujú všetky nadpisy danej úrovne v celom dokumente.
  • Len v tomto dokumente – šípkou dolu môžeme zmeniť stav na všetky dokumenty vychádzajúce z danej šablóny. To znamená, že zmeny sa použijú na každý nový dokument, ktorý budeme vytvárať.
• Zmeny uložíme potvrdením tlačidla OK.

Zoznamy

Môžu byť číslované alebo nečíslované, teda odrážkové. Základ je, aby sme zoznamy vytvárali tiež pomocou štýlov. Takisto dávame pozor na to, aby položky, ktoré tvoria 1 zoznam, naozaj boli zoradené len v jednom zozname.

Číslovaný aj odrážkový Zoznam je veľmi jednoduché vytvoriť, pretože väčšinou ak napíšeme číslo s bodkou (alebo znak * – hviezda), za ním text a stlačíme Enter, začne sa vytvárať automaticky. Ak sa tak nestane, vyznačíme položky zoznamu a cez Alt > Domov > Štýly zvolíme podľa predchádzajúceho postupu číslovaný zoznam.

Pokiaľ medzi štýlmi číslovaný zoznam nemáme, na záložke Štýly vyhľadáme Tabulátorom Možnosti, aktivujeme ich Enterom. Tu nájdeme položku Vyberte štýly na zobrazenie a zo zoznamového rámika šípkou dolu vyberieme všetky. Nájdeme a potvrdíme tlačidlo OK.

Odrážkový zoznam vytvoríme tak, že vyznačíme všetky položky a stlačíme skratku CTRL+Shift+l.

Odkazy

Odkaz do textu vložíme tak, že vyznačíme text, ktorý bude zástupným názvom odkazu a stlačíme skratku CTRL+K. Do editačného poľa skopírujeme alebo ručne vpíšeme URL (teda kompletnú webovú adresu odkazu) a stlačíme Enter.

Pri odkazoch dbáme na to, aby ich zástupný text bol výstižný. Teda nestačí bližšie informácie sa dozviete odkaz tu. Správna formulácia odkazu zaručí, že používateľ čítača obrazovky pri pohybe po odkazoch nájde informácie bez toho, aby musel čítať text okolo a hľadať jeho kontext.

Tabuľky

Tabuľku tiež vytvárame tak, aby bola prístupná. To znamená nie iba graficky naznačená pomocou tabulátorov a nových riadkov.

Ak chceme do dokumentu vložiť tabuľku, postupujeme takto:

1. Stlačíme Alt, vyberieme kartu Vložiť a tu šípkou vľavo / vpravo Tabuľky. Aktivujeme Enterom.
2. Otvorí sa ponuka s prednastavenými hodnotami počtu riadkov a stĺpcov. (Je možné, že v starších verziách Wordu sa tento krok preskočí.)
3. Klávesom End prejdeme na koniec zoznamu a aktivujeme položku Vložiť tabuľku.
4. V dialógu vyberieme šípkou dolu počet stĺpcov. Tabulátorom sa presunieme na počet riadkov a šípkou dolu zvolíme požadovanú hodnotu.
5. Vyhľadáme a potvrdíme tlačidlo OK.

Je tiež vhodné, aby sme urobili tabuľke hlavičku. To zaistí, že ak sa nevidiaci používateľ bude pohybovať v tabuľke po stĺpcoch (CTRL+Alt+ šípky vľavo a vpravo), bude počuť aj názov stĺpca a v tabuľke sa nestratí.

Postupujeme takto:

1. Vyznačíme prvý riadok tabuľky (Shift+ šípka dolu alebo Ctrl+Shift+ šípka vpravo).
2. Vyvoláme kontextovú ponuku (Shift+F10).
3. V nej šípkou dolu vyberieme Vlastnosti tabuľky a potvrdíme Enterom.
4. V dialógu vyhľadáme záložku Riadok (CTRL+Tab) a tu medzerníkom začiarkneme voľbu Opakovať ako riadok hlavičky v hornej časti každej strany.
5. Potvrdíme tlačidlo OK.

Obrázky

Obrázok vkladáme do dokumentu tak, aby ho neobtekal text a aby ani žiaden text neprekrýval. Ak budeme vkladať viacero obrázkov, zabezpečíme, aby sa ani tie neprekrývali.

Postup vkladania obrázku:

1. Stlačíme Alt a vyberieme kartu Vložiť. Rozbalíme ju šípkou dolu.
2. Na nej šípkami vpravo / vľavo vyberieme Obrázky zo súboru.
3. V dialógovom okne vyhľadáme obrázok, ktorý do textu chceme vložiť, a stlačíme na ňom Enter.
4. Obrázok sa pridá na miesto, kde je kurzor.

Alternatívny popis

Aby sme sprístupnili obrázky používateľom asistenčných technológií (čítačov obrazovky), musíme ich popísať. To znamená pridať alternatívny popis alebo alternatívny text. Do alternatívneho textu nepíšeme zdroj obrázka ani meno fotografa. Patrí sem čo najvýstižnejší popis toho, čo je na obrázku. Nemal by byť príliš dlhý, väčšinou sa odporúča približne 100 znakov.

V Microsoft Worde to urobíme takto:

1. Vyberieme obrázok, ktorý chceme popísať.
2. Vyvoláme kontextovú ponuku (Shift+F10).
3. Šípkou dolu vyhľadáme a Enterom potvrdíme položku Formátovať obrázok.
4. Vyhľadáme formátovanie a vlastnosti a Enterom aktivujeme Alternatívny popis.
5. Napíšeme do editačného poľa čo najpresnejší popis obrázka.
6. Stlačíme Escape.

Uloženie do formátu PDF

Správne naformátovaný dokument môžeme uložiť alebo exportovať do formátu PDF. Väčšinou stačí, ak stlačíme F12 a z dialógu pre uloženie Tabulátorom prejdeme na Uložiť vo formáte. Tu dolnou šípkou vyberieme formát PDF a aktivujeme tlačidlo Uložiť.

Ak si ale chceme byť istí, že PDF súbor bude úplne prístupný, v dialógu Tabulátorom vyhľadáme a Enterom aktivujeme Možnosti. V nich Medzerníkom začiarkneme tieto voľby:

• vytvárať záložky pomocou…
• značky štruktúry dokumentu na zjednodušenie ovládania,
• kompatibilný so štandardom ISO 19005-1 (PDF/A,
• odčiarkneme položku „Ak písmo nie je vložené, vytvoriť z textu bitovú mapu“.

Nájdeme a potvrdíme tlačidlo OK a následne Uložiť.

Takto vytvorený súbor PDF bude presnou kópiou dokumentu vo Worde aj so všetkými štýlmi, tabuľkami, popísanými obrázkami a podobne. Ak si to chceme overiť, môžeme sa skúsiť pohybovať po jednotlivých prvkoch:

• H – nadpisy
• Čísla 1 až 6 na hornom riadku klávesnice – pohyb po nadpisoch danej úrovne
• T – tabuľky
• L – zoznamy
• G – obrázky
• K – odkazy

Tieto skratky môžete použiť aj vo webovom prehliadači na urýchlenie pohybu po internetovej stránke. Takisto používatelia čítača NVDA aj na efektívnejší pohyb v dokumente vo Worde, ak predtým stlačia skratku Insert alebo Capslock+Medzerník.