Formátování textu v MS Office pro každého

Karel Giebisch

Napsat prostý text nesoucí nějakou informaci zvládne každý. Ale co když potřebujete, aby hotový textový dokument trochu vypadal, aby se v něm lépe orientovalo a jeho čtení představovalo příjemný zážitek?

O formátování textu v kancelářském balíku Microsoft Office vzniklo nespočet návodů, kde se dozvíte vše podstatné, od základního formátování textu až po pokročilé úkony, které zužitkujete při psaní důležitých seminárních či diplomových prací, stejně jako při tvorbě jiných odborných textů. Nemá tedy cenu omílat to, co už bylo napsáno mnohokrát. Zaměřme se proto na formátování textu odlišnou formou, kterou si oblíbí i běžní uživatelé netvořící odborné práce a publikace. Dovolte mi, abych vám touhle formou předal své osobní zkušenosti tak, jak řeším formátování textů já, na základě osobních poznatků.

Na tvorbu okrajů, stínování nebo vlastních fontů (typů písma), odsazení atd. zapomeňte. Tohle při tvorbě běžných textů, které nejsou odborné, nepotřebujete. Bohatě si vystačíte s pár základními úkony, které si osvojíte velice rychle. Věřím, že po dočtení tohoto článku budete přidávat některé z následujících prvků i do svých textů, protože i vám samotným se budou hotová díla více zamlouvat, když budou mírně naformátovaná.

Názor zrakově znevýhodněného uživatele. Pokud se orientujete zrakem a ne pouze pomocí odečítače obrazovky, pravděpodobně se s mým názorem a mými poznatky neztotožníte, protože z estetického a zrakového hlediska přeci jen odsazený, ohraničený, nastínovaný a různými fonty ověnčený text bude lépe lahodit vašim očím. Ale když se orientujete pomocí hlasového výstupu odečítače a nekoukáte na obrazovku, všechny tyto grafické úpravy na vás nemusí dělat takový dojem jako na toho, kdo nemá zrakový handicap.

Při formátování textu řeším pouze:

• Členění textu pomocí nadpisů
• Stručné informace dávám do odrážek
• Pokud se to hodí, do textu vkládám klikatelné odkazy

Jak na nadpisy

Pokud píšete delší text, hodí se rozčlenit jednotlivé části pomocí nadpisů. Text je následně přehlednější a usnadníte si celkovou orientaci. Nadpisy mohou mít několik úrovní. Čím vyšší úroveň (číslo), tím menší nadpis.

Tvorba nadpisů je snadná především s odečítači obrazovky NVDA nebo Jaws. Jak na to?

Píšete pozvánku na narozeninovou oslavu. Máte hotový úvodní text a rádi byste představili pozvaným program akce. Tato dvě slova budou nadpisem. Vepište je na samostatný řádek v dokumentu. Osobně doporučuji pomocí Enteru vytvořit prázdný řádek, vepsat text nadpisu a následně vytvořit další prázdný řádek. Lépe se vám bude s textem, který má být nadpisem, pracovat.

Text, ze kterého má být nadpis, následně označte.

Když tvoříte první nadpis v dokumentu, bývá standardně první úrovně, tedy největší. Pokud chcete zachovat aktuální úroveň nadpisu, stiskněte klávesovou zkratku Alt + Shift + levá kurzorová šipka. Pokud chcete úroveň nadpisu snížit, stiskněte klávesovou zkratku Alt + Shift + pravá kurzorová šipka.

Tímto jednoduchým způsobem vytvoříte z označeného textu kdekoli v textovém dokumentu nadpis. Snadné, nemyslíte? Osobně tvořím nadpisy druhé nebo třetí úrovně. Nadpisy první úrovně mi připadají zbytečně moc velké, ale to je samozřejmě na vás, co vám bude vyhovovat.

Jak na odrážkové seznamy

Máme vytvořený program akce a nyní bychom rádi stručně nastínili, co bude jeho obsahem. Zbytečně se nerozepisujte a informace o programu zjednodušte do pár jednoduchých slov nebo krátkých vět. Pro tento účel vytvoříme v textovém dokumentu odrážky. Při tvorbě odrážek postupuji tímto způsobem:

Na samostatné řádky v dokumentu, které vytvořím pomocí klávesy Enter, vepíšu obsah jednotlivých odrážek – ukážeme si níže na příkladu.

Řádky s textem, který má být odrážkami, označím a označený text převedu na odrážkový seznam jednoduchou klávesovou zkratkou: Ctrl + Shift + L

Příklad odrážkového seznamu

• Slovo úvodem
• Vystoupení orchestru Olomoučané
• Diskuzní panel o hrách pro zrakově znevýhodněné pro PC a mobilní telefony
• Přestávka na občerstvení
• Prezentace o digitalizaci školství
• Závěr

Klikatelný odkaz

Pozvánka na akci bude stručná a nenáročná na prostudování. Pokud by si chtěl někdo z pozvaných zjistit o akci více informací, může se přímo z pozvánky prokliknout na internetovou stránku, kde se dozví vše podstatné. V takovém případě můžeme do textu přidat klikatelný odkaz, který zájemce přesměruje přímo na uvedenou internetovou stránku.

Opět na prázdný řádek vepíšeme text, který má být odkazem. Text označíme.

Pomocí klávesové zkratky CTRL + K vyvoláme dialogové okno pro vložení odkazu. Kurzor skočí do pole adresa odkazu, kam vložíme přímý internetový odkaz (URL) na internetovou stránku, na kterou chceme v dokumentu odkazovat.

Pomocí Tabulátoru si překontrolujeme, že v poli pro text odkazu je námi označený text, který má být odkazem. Stiskem klávesy Enter nebo potvrzením tlačítka ok, na které se dostaneme po několikátém stisku Tabulátoru, vše potvrdíme a označený text přeměníme na klikatelný odkaz.

Závěr

Jednodušší to už být nemůže. Mně osobně stačí tyto způsoby formátování textu, které jsem vám představil. Text působí strukturovaněji a lépe se v něm orientuje, vyčítají se podstatné informace. Vše si vyzkoušejte nejdříve na prázdném dokumentu, a až pochopíte, jak tvorba nadpisů, odrážkových seznamů a klikatelných odkazů funguje, uvádějte tyto prvky do praxe. Věřím, že vám tyto mé postřehy pomohou při tvorbě textových dokumentů. A nyní ještě pár tipů na závěr:

Klávesou F6 zjistíte, co vám může Microsoft Office dále nabídnout. Dostanete se tak do panelu nástrojů a můžete prozkoumat tamní možnosti. Též na stavový řádek, kde si vyčtěte počet slov a stránek a další důležité informace o vytvořeném dokumentu.

V textovém dokumentu, pokud je vhodně naformátován, se můžete s NVDA a JAWSem rychle pohybovat po textu stejně jako na internetové stránce.

• Zapnutí horkých kláves v odečítači Jaws: Klávesa Jaws Key + y
• Přepnutí do formulářového režimu v odečítači NVDA: klávesa NVDA + Mezerník

Seznam klávesových zkratek

• Nadpis vyšší úrovně (2, 3, 4 atd.) = Alt + Shift + pravá kurzorová šipka
• Nadpis stejné úrovně jako předchozí nadpis, nebo o jednu úroveň nižší = Alt + Shift + levá kurzorová šipka
• Nadpis konkrétní úrovně = CTRL + Shift + Alt+ číslo na číselné řadě
• Odrážkový seznam = CTRL + Shift + L
• Klikatelný odkaz = CTRL + K
• Zapnutí / vypnutí horkých kláves u odečítače JAWS = klávesa JAWS Key + y
• Přepínání mezi formulářovým režimem a režimem prohlížení u odečítače NVDA = klávesa NVDA + Mezerník
• Seznam prvků daného typu v dokumentu u odečítače NVDA, stejně jako na webu = klávesa NVDA + F7

Poznámky

• Při tvorbě nadpisů a odkazů není nutné požadovaný text vůbec označovat, pokud se nachází na samostatném řádku, resp. v samostatném odstavci. Stačí se kamkoli (tj. klidně i na konec) daného odstavce postavit kurzorem.
• Ve výchozím nastavení Wordu lze odrážkový seznam vytvořit také tak, že na místě, kde má začínat první odrážka, napíšete hvězdičku a mezeru a začnete psát text odrážky. Word hvězdičku na začátku řádku automaticky nahradí odrážkou. Na začátek každého dalšího řádku po odenterování pak automaticky umístí další odrážku. Až dopíšete poslední odrážku a stisknete enter, budete na dalším prázdném řádku s odrážkou. Jednoduše stačí v tuto chvíli ještě jednou stisknout enter. Tím se tvorba odrážkového seznamu ukončí, poslední odrážka bude automaticky odstraněna a kurzor se bude nacházet na prázdném řádku hned za hotovým seznamem.
• Odkaz v textu lze vytvořit také tak, že rovnou stisknete klávesovou zkratku Ctrl + K a teprve potom zadáte text odkazu a URL adresu požadované stránky. Po potvrzení enterem nebo tlačítkem OK bude text do dokumentu přidán a rovnou vyznačen jako odkaz.